Å velge riktig CRM handler om å kartlegge egne behov før dere sammenligner leverandører. Vurder skybasert versus lokal løsning, nødvendig funksjonalitet, integrasjoner, brukervennlighet og GDPR-støtte. Test alltid systemet med en demo og prøveperiode før dere bestemmer dere, og prioriter løsninger som kan vokse med bedriften.
Et godt CRM-system er et must for enhver voksende bedrift. Ingen ønsker å administrere kundedatabasen i regneark, eller lete etter leads og salgsmuligheter i løse notater og e-posttråder.
Likevel er det ikke enkelt å velge riktig CRM-system. Det handler ikke bare om hvilke tekniske løsninger som finnes, men også om implementering, tilpasningsmuligheter, kostnader, skalerbarhet og verdien det gir bedriften. Viktigst av alt: bedriftens faktiske behov.
Still disse spørsmålene før dere evaluerer leverandører
- Hvilke prosesser er mest ineffektive i dag, og hva skal CRM-systemet gjøre bedre?
- Hvilke operative prosesser og arbeidsflyter mangler dere?
- Hvem skal bruke systemet, og hvor mange brukere trenger dere?
- Hvilke andre systemer må CRM-et integreres med?
- Hva er budsjettet?
Se sjekklisten for kjøp av CRM
8 tips til å velge rett CRM-system
1. Skybasert eller lokalt installert
En skybasert (SaaS) løsning krever ingen egen server eller spesiell teknisk kompetanse. Dere får sanntidsoversikt, alltid nyeste versjon og rask oppstart, men er avhengige av internettforbindelse.
En lokalt installert løsning gir direkte tilgang til egne servere og ingen løpende abonnementsavgifter, men krever intern IT-kompetanse og høyere investering i starten. Velg det som er fleksibelt nok til å endre seg med bedriften.
2. Vit hvilken funksjonalitet dere trenger
Ikke bind dere til standardiserte, låste funksjoner. Bedrifter har en tendens til å overvurdere hvor mange funksjoner de faktisk trenger ved første kjøp. Ulike brukere trenger ofte ulike brukerplaner, salg trenger kanskje avanserte salgsfunksjoner og mobil-CRM, mens markedsføring bare trenger sitt. Unngå «one-size-fits-all» og velg det som kan tilpasses.
3. Sørg for at systemet kan integreres med andre applikasjoner
Et CRM-system skal strømlinjeforme prosesser, ikke bli enda et frittstående verktøy. Sjekk at det integreres med ERP og økonomisystemer, HR-systemer, bedriftens nettside for leadfangst, betalingsløsninger og e-postmarkedsføring. Sjekk også at dere enkelt kan importere og eksportere data.
Les om integrasjoner i SuperOffice
4. Få en demonstrasjon og en gratis prøveperiode
Kjøp aldri et CRM-system usett. Start med en live demonstrasjon der dere kan stille konkrete spørsmål, gå videre med en prøveperiode for å teste styrker og svakheter, og inviter gjerne minst to leverandører til sammenligning.
5. Velg en leverandør med bransjeerfaring og lokale partnere
Se etter en leverandør som har jobbet med bedrifter som ligner deres egen. Sjekk leverandørens nettside og uavhengige vurderinger, og vurder det lokale partnernettverket: språkstøtte, konsulenttjenester og antall gjennomførte implementeringer.
6. Sjekk om dere får tilpasninger og opplæring
Et CRM-system hjelper lite hvis det ikke er satt opp riktig, og medarbeiderne ikke er opplært. Spør alltid hva konfigurering og skreddersydd opplæring koster i tillegg til lisensprisen. God opplæring er en av de viktigste faktorene for en smidig innføring.
7. Vær ekstra oppmerksom på brukeropplevelsen
Hvor mange klikk tar det å utføre en konkret oppgave? Er grensesnittet intuitivt, og er rekkefølgen på handlinger logisk? Dette er noe av det viktigste kriteriet for valg av CRM-system.
8. Sørg for at systemet har gode GDPR-funksjoner
Hvordan dere lagrer og bruker persondata er fortsatt like viktig som noen gang. Et GDPR-klart CRM-system håndterer sletteforespørsler og datarapporter med få klikk, i stedet for manuell jakt gjennom flere systemer for salg, markedsføring og service.
Hvorfor stole på oss
Som del av salgsprosessen spør SuperOffice nye prospekter hva som er viktigst når de velger CRM-løsning. Av over 1000 svar oppgir 86% at brukervennlighet er den viktigste enkeltfaktoren, og undersøkelsen bekrefter at enkel innføring er avgjørende for om et CRM faktisk blir brukt i praksis.
Konklusjon
Et CRM-system spiller en sentral rolle i enhver bedrifts suksess, uansett størrelse. Kartlegg behov og budsjett først, så blir valget enklere. Dere trenger ikke alle funksjoner fra dag én, men CRM-et bør kunne vokse med dere.
Vil dere lære mer? Last ned vår gratis kjøpsguide til CRM, eller book en demo for en personlig gjennomgang.
Ofte stilte spørsmål
Start med egne behov: hvilke prosesser som er ineffektive, hvem som skal bruke systemet, og hvilke andre verktøy det må integreres med. Vurder deretter leverandører opp mot disse kriteriene.
Skybaserte løsninger krever ingen egen serverdrift og er raskere å komme i gang med, mens lokale løsninger gir mer kontroll men krever egen IT-kompetanse og høyere investering i starten.
Svært viktig. Undersøkelser viser at brukervennlighet er den faktoren flest kjøpere vektlegger mest, fordi et system ingen bruker ikke gir noen verdi uansett funksjonalitet.
Ja. En demonstrasjon etterfulgt av en prøveperiode gir deg et reelt bilde av hvordan systemet fungerer i praksis, og bør alltid gjennomføres før beslutning.
En sentral rolle. Systemet må kunne håndtere samtykke, sletteforespørsler og datarapportering i tråd med GDPR, ellers risikerer bedriften å ikke overholde regelverket.
Det varierer med bedriftens størrelse og kompleksitet, men de fleste bør sette av nok tid til å kartlegge behov, teste minst to leverandører og involvere dem som faktisk skal bruke systemet daglig.