Personvernerklæring for SuperOffice

Denne personvernerklæringen ble publisert 8. november 2018. Du kan se tidligere versjoner her.

I SuperOffice er vi opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med EUs personvernforordning (2016/679) av 27. april 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR). Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan vi bruker dem, under hvilke omstendigheter vi kan videreformidle dem til andre, og hvordan vi ivaretar opplysningenes sikkerhet. Personvernerklæringen gjelder bruken av produktene våre og aktiviteter knyttet til salg, markedsføring og effektuering av kundeavtaler. Den gjelder også enkeltpersoner som søker jobb hos SuperOffice.

Hvem er vi? 

SuperOffice AS utvikler og leverer CRM-programvare (Customer Relationship Management) som støtter kundenes markedsførings-, salgs- og kundeserviceprosesser. Selskapets hovedkontor ligger i Oslo, Norge, og datterselskapene er basert i Norge, Sverige, Danmark, Tyskland, Nederland, Storbritannia, Sveits og Litauen. Hovedkontorets registrerte kontoradresse er Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norge. SuperOffice AS er dataansvarlig og selskapets databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på e-post: privacy@superoffice.com.

Når samler vi inn og behandler personopplysninger om deg?

  • Når du bruker produktene våre og du oppgir personlige opplysninger i produktene.
  • Når du samhandler med oss personlig, gjennom korrespondanse, via telefon, i sosiale medier eller via websidene våre. Dette inkluderer også når du kommuniserer med oss som en representant for et selskap, for eksempel ved inngåelse av en kontrakt med oss, hvis du kontakter oss for å få brukerstøtte eller hvis du har andre problemer. Merk at vi ikke overfører personlige data fra sosiale medier eller behandler de personlige dataene på noen måte utenfor plattformen til det sosiale mediet.
  • Når vi samler inn personopplysninger fra andre legitime kilder, som tredjeparts datainnsamlere, SuperOffices markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale nettverk. Vi bruker bare disse dataene hvis du har gitt kildene samtykke til at de kan dele personopplysningene dine med andre. 
  • Vi kan samle inn personopplysninger hvis de anses å være av berettiget interesse, og hvis denne interessen ikke overstiges av dine personverninteresser. Før dataene samles inn, foretar vi en vurdering for å forsikre oss om at det er etablert en gjensidig interesse mellom deg og SuperOffice.

Hvorfor samler vi inn og bruker personopplysninger?

Vi samler inn og bruker personopplysninger hovedsakelig for å utføre direktesalg, direkte markedsføring og kundeservice. Vi samler også inn opplysninger om leverandører, partnere og personer som søker jobb eller arbeider i selskapet vårt. 

Vi kan bruke opplysningene dine til følgende formål:

  • Sende deg markedsføringskommunikasjon som du har bedt om. Dette kan omfatte informasjon om produktene og tjenestene våre, arrangementer, aktiviteter og assosierte partneres produkt- og tjenestekampanjer. Denne kommunikasjonen er abonnementsbasert og krever at du samtykker til å motta den.
  • Kunder vil som standard motta SuperOffice-abonnementer, men kan velge å melde seg ut når som helst.
  • Sende deg informasjon om produktene og tjenestene som du har kjøpt fra oss.
  • Utføre direktesalgsaktiviteter i tilfeller hvor det er etablert en berettiget og gjensidig interesse.
  • Gi deg informasjon om et webinar eller arrangement du har meldt deg på, for eksempel om innhold og møtested.
  • Svare på et «Kontakt meg»-skjema eller andre webskjemaer du har fylt ut på en av SuperOffice sine websider (for eksempel for å laste ned en teknisk artikkel). 
  • Følge opp innkommende forespørsler (kundestøtte, e-post, chat eller telefonsamtaler). 
  • Gi deg tilgang og tjenester knyttet til en Free Trial av SuperOffice CRM.
  • Gi deg tilgang til kundestøtteportalen eller webområdet SuperOffice Community.
  • Utføre kontraktsmessige forpliktelser som ordrebekreftelse, lisensdetaljer, faktura, påminnelser og lignende. Kontrakten kan være inngått med SuperOffice direkte eller med en SuperOffice-partner. Dersom kontrakten inngås med SuperOffice, kan den inngås digitalt for å oppnå en mer effektiv kontrakts- og kundehåndtering, herunder å overholde juridiske krav.
  • Varsle deg om avbrudd i tjenestene våre (systemmeldinger).
  • Kontakte deg for å utføre undersøkelser om hva du mener om produktene og tjenestene våre.
  • Rekruttering og behandling av jobbsøknader.

Vår hjemmel for å samle inn personopplysninger

Innsamling av personopplysninger basert på samtykke 

Vi samler inn samtykkebaserte personopplysninger ved hjelp av samtykkeskjemaer som lagrer dokumentasjonen knyttet til samtykket som gis av den enkelte. Individuelle samtykker vil alltid bli lagret og dokumentert i systemene våre. Vi kan sende digital markedsføring til personer som har samtykket, for eksempel markedsføring per e-post.

Innsamling av personopplysninger basert på kontrakter

Vi bruker personopplysninger til å oppfylle forpliktelser knyttet til kontrakter og avtaler med kunder, partnere og leverandører.

Innsamling av personopplysninger basert på berettiget interesse 

Vi kan bruke personopplysninger hvis det anses å være av berettiget interesse, og hvis personverninteressene til datasubjektene ikke overstiger denne interessen. For å etablere hjemmelen for datainnsamlingen foretas det vanligvis en vurdering som identifiserer en gjensidig interesse mellom SuperOffice og enkeltpersonen. Dette rettslige grunnlaget er hovedsakelig knyttet til salgs- og markedsføringsformål, og vi kan sende informasjon om produkter og tjenester til kundene våre basert på legitim interesse. Vi informerer alltid enkeltpersoner om hvilke personvernrettigheter de har, og om formålet med å samle inn personopplysninger.

Hvilken type personopplysninger samles inn?

Vi samler inn navn, telefonnummer, stilling og e-postadresse i tillegg til navnet på og kontaktinformasjonen til selskapet du jobber for. Hvis du er en representant for selskapet ditt, behandler vi din personlige kontaktinformasjon med hensyn til selskapet. Når du inngår en kontrakt med oss, kan signaturen gjøres elektronisk, bestående av behandlingen av dine personlige data. Vi kan også samle inn tilbakemeldinger, kommentarer og spørsmål som vi mottar fra deg i tjenesterelatert kommunikasjon og aktiviteter, for eksempel møter, telefonsamtaler, dokumenter og e-post. Fra websidene våre kan vi samle inn IP-adresser og handlinger utført på siden.

Hvis du laster opp bilder eller videoer, legger ut innlegg eller kommentarer osv. på Community-siden, kan informasjonen leses av alle som har tilgang til denne siden, og brukes til formål som verken SuperOffice eller du har kontroll over. Dermed har SuperOffice ikke noe ansvar for informasjon du sender til Community-siden.

Hvis du søker på en jobb hos SuperOffice, samler vi inn opplysningene du gir under søknadsprosessen.

SuperOffice samler ikke inn og behandler ikke spesielle kategorier med personopplysninger, som unike identifikatorer og sensitive personopplysninger. 

Hvor lenge tar vi vare på personopplysninger? 

Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Samtidig vurderer vi behovet for å svare på forespørsler fra deg eller løse mulige problemer, overholde lovfestede krav under gjeldende lovgivning og behandle lovfestede krav/klager. I tillegg tar vi beskyttelsesformål i betraktning. 

Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte. Vi kan behandle opplysningene for statistiske formål, men i slike tilfeller vil opplysningene bli anonymisert.

Rettigheter til egne personopplysninger

Du har følgende rettigheter til personopplysningene dine: 

  • Rett til å be om en kopi av personopplysningene som SuperOffice har om deg.
  • Rett til å be SuperOffice korrigere personopplysningene hvis de er unøyaktige eller utdaterte.
  • Hvis du er kunde eller partner og har registrert en profil på Community-siden, kan du oppdatere brukerprofilen ved å logge på Community og velge «Rediger profil». 
  • Hvis du er kunde og bruker SuperOffice CRM Online, kan du oppdatere brukerprofilen i SuperOffice ved å logge på SuperOffice og velge alternativet «Vis min kontaktinformasjon». 
  • Rett til å be om at personopplysningene slettes når det ikke lenger er nødvendig for SuperOffice å oppbevare slike data. 
  • Rett til når som helst å trekke tilbake et samtykke til at vi kan behandle personopplysningene dine. Sett at du for eksempel har samtykket til å motta digital markedsføringskommunikasjon: 
  • Hvis du ønsker å trekke tilbake dette samtykket, kan du bruke koblingen til å administrere abonnementene som inngår i kommunikasjonen. Merk at du fortsatt kan motta systemmeldinger og administrativ kommunikasjon, som ordrebekreftelser, systemmeldinger og varslinger om kontoaktivitetene dine, fra SuperOffice. 
  • Rett til å be om at SuperOffice gir deg personopplysningene dine og om mulig videresender disse opplysningene direkte (i et overførbart format) til en annen dataansvarlig når behandlingen er samtykke- eller kontraktsbasert. 
  • Rett til å be om at ytterligere databehandling begrenses dersom det har oppstått en tvist om nøyaktigheten eller behandlingen av personopplysningene dine. 
  • Rett til å motsette deg behandlingen av personopplysninger dersom databehandlingen er basert på berettiget interesse og/eller direkte markedsføring.

Alle spørsmål om personvernrettigheter skal sendes til privacy@superoffice.com.

Bruk av informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler til å samle informasjon når du navigerer på selskapets websider. Denne informasjonen omfatter standardinformasjon fra nettleseren din, som nettlesertype og nettleserspråk, IP-adresse (Internett-protokoll) og handlingene du utfører på selskapets websider, som websidene du ser på og koblingene du klikker på.  

Informasjonen brukes til å få websidene til å fungere mer effektivt, samt til å gi eierne av siden forretnings- og markedsføringsinformasjon. Vi samler også inn informasjon om nettlesertype og operativsystem, refererende side, banen gjennom webområdet, ISP-domene osv. Formålet er å forstå hvordan besøkende bruker et webområde. Informasjonskapsler og lignende teknologi hjelper oss med å skreddersy webområdet etter dine personlige behov samt med å oppdage og forebygge sikkerhetstrusler og misbruk. Hvis informasjonskapsler brukes alene, vil de ikke identifisere deg personlig.

Hvis du ønsker å trekke tilbake din aksept av informasjonskapsler på våre nettsider, kan du gå til din nettleser og deaktivere den. 

Sporing: For å tilby en bedre kundeopplevelse til personene som besøker nettstedet, bruker SuperOffice en rekke markedsføringsverktøy. De tillater oss å analysere aggregerte data, for eksempel besøkendes rullemønstre eller klikk, for å fastslå hvilke sider som resulterer i de beste handlinger. SuperOffice bruker imidlertid ikke personlig identifiserbar informasjon ved å bruke noen av disse markedsføringsverktøyene. Vi bruker Google Analytics som tredjepartstjeneste leverandør: Personvern.

Remarketing: SuperOffice bruker informasjonskapsler for remarketing samt konverteringspiksler fra Google, LinkedIn og Facebook, slik at du får spesialtilbud for våre produkter eller tjenester over Googles innholdsnettverk og via sosiale nettverk. Dette kan føre til at du ser en annonse for et av våre produkter eller en av våre tjenester etter at du har besøkt våre websider. I tillegg oppretter SuperOffice også tilpassede målgrupper basert på e-post fra abonnenter og kunder for å kunne presentere spesialtilbud for våre produkter og tjenester via sosiale medier og Googles innholdsnettverk. SuperOffice bruker imidlertid ikke personlig identifiserbar informasjon ved hjelp av slike remarketing-tjenester, med unntak av presentasjon av spesialtilbud fra oss. Når du bruker remarketing, kan noen personopplysninger som navn, e-postadresse og/eller telefonnummer overføres til leverandøren av markedsføringen eller et nettverk for sosiale medier (for eksempel Facebook). SuperOffice bruker ny målretting for å utelukke enkeltpersoner fra den nye målrettingen (for eksempel eksisterende brukere av SuperOffice) og for å inkludere enkeltpersoner (som potensielle nye brukere av SuperOffice).

Vi bruker følgende tredjeparts tjenesteleverandører til remarketing (se mer nedenfor under Bruk av underleverandører):

Facebook: Meld deg ut av Facebook-remarketing her 
Google: Meld deg ut av Google-remarketing her
LinkedIn: Meld deg ut av LinkedIn-remarketing her

I noen tilfeller har vi anonymisert data mellom SuperOffice og de nevnte tjenestene ved hjelp av hashing for å ivareta personvernet ditt.

Du finner mer informasjon om hvordan du administrerer informasjonskapsler i webleseren din her: http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies  

Deler vi opplysningene dine med noen?

Vi verken deler, selger, leier eller utveksler opplysningene dine med tredjeparter uten ditt samtykke, med unntak av det som beskrives nedenfor.

Tredjeparts tjenesteleverandører som jobber på våre vegne: 

Vi kan sende opplysningene dine videre til våre distributører, agenter, underleverandører og andre assosierte organisasjoner med det formål at de skal levere tjenester til deg på våre vegne. 

Tredjeparts produktleverandører som vi samarbeider med: 

Vi samarbeider tett med ulike tredjeparts produktleverandører for å tilby deg produkter og tjenester som skal dekke ytterligere CRM-relaterte behov (for eksempel apper som er tilgjengelige i App Store). Når du spør om eller kjøper ett eller flere av disse produktene, vil den aktuelle produktleverandøren bruke opplysningene dine til å gi deg informasjon og utføre forpliktelsene som følger av kontrakter du har inngått med dem. I enkelte tilfeller vil disse produktleverandørene opptre som databehandlere av opplysningene dine, og derfor råder vi deg til å lese deres retningslinjer for personvern og signere en databehandlingsavtale. Disse tredjeparts produktleverandørene deler opplysningene dine med oss, og vi bruker disse opplysningene i samsvar med denne personvernerklæringen.

Hvis lovpålagt: 

Vi offentliggjør personopplysningene dine dersom det er pålagt ved lov, eller dersom vi som selskap med rimelighet mener at denne offentliggjøringen er nødvendig for å beskytte selskapets rettigheter og/eller for å overholde krav i forbindelse med en rettssak eller rettskjennelse. Vi vil imidlertid gjøre det vi kan for å sikre at personvernrettighetene fortsatt beskyttes.

Bruk av underleverandører (databehandlere og underdatabehandlere)

Vi kan bruke underleverandører til å behandle personopplysninger på våre vegne. I så fall har vi ansvar for å påse at de forplikter seg til å følge denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning ved å signere en databehandlingsavtale.

Hvis underleverandøren behandler personopplysninger utenfor EU/EØS-området, må slik behandling være i samsvar med rammeverket EU-US Privacy Shield, EUs standardkontraktsvilkår for overføring til tredjeland eller et annet spesifikt fastsatt rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger til et tredjeland.

Hvis vi inngår avtale med en ny underleverandør eller bytter ut en underleverandør som er knyttet til CRM Online-tjenesten vår, vil kundene bli varslet i tråd med tjenestevilkårene. En katalog med godkjente underdatabehandlere er en del av databehandleravtalen som er tilgjengelig i personvernsenteret.

Facebook: Meld deg ut av Facebook-remarketing her 
Google: Meld deg ut av Google-remarketing her
LinkedIn: Meld deg ut av LinkedIn-remarketing her

I noen tilfeller har vi anonymisert data mellom SuperOffice og de nevnte tjenestene ved hjelp av hashing for å ivareta personvernet ditt.

Du finner mer informasjon om hvordan du administrerer informasjonskapsler i webleseren din her: http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies  

Endringer i denne personvernerklæringen

SuperOffice forbeholder seg retten til når som helst å endre denne personvernerklæringen. Den gjeldende versjonen vil alltid være tilgjengelige på websidene våre. Vi oppfordrer deg til å sjekke personvernerklæringen fra tid til annen for å forsikre deg om at du er fornøyd med eventuelle endringer. 

Hvis vi gjør endringer som endrer personvernpraksisen betydelig, varsler vi deg på e-post eller ved å legge ut en melding på websidene våre før endringen trer i kraft. 

Retten til å registrere en klage hos en tilsynsmyndighet

Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang kontakte privacy@superoffice.com

Hvis du fortsatt er misfornøyd, har du rett til å henvende deg direkte til de nasjonale tilsynsmyndighetene for å få en avgjørelse. Tilsynsmyndighetene kan kontaktes på: 

  • Sverige:
    Datainspektionen 
    www.datainspektionen.se
  • Danmark:
    Datatilsynet
    www.datatilsynet.dk 
  • Tyskland:
    Hver enkelt tyske stat har en egen tilsynsmyndighet som har ansvar for at personvernlovgivningen håndheves og for de dataansvarlige i den aktuelle staten.
  • Nederland:
    Autoriteit Persoonsgegevens
    autoriteitpersoonsgegevens.nl
  • Storbritannia:
    Information Commissioner’s Office (ICO)
    ico.org.uk
  • Sveits:
    Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC)
    www.edoeb.admin.ch
  • Litauen:
    Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
    ada.lt