Før var bedriftens nettside en statisk informasjonstavle som fortalte om bedriften og kommuniserte enveis. Det var vanskelig å få innsikt i hvem som besøkte siden og hva de var ute etter. Jakten på kundene foregikk andre steder enn på egen nettside.
Når webskjemaene kom endret ting seg. De har vist seg å være effektive verktøy for å starte en kommunikasjon med de som besøker nettsiden, og gir en mulighet for å gjøre dem til kunder.
For å si det enkelt: webskjemaer hjelper bedrifter med å generere leads.
Nye studier viser at det å generere trafikk og leads er den største utfordringen innen markedsføring for 65 % av bedriftene. 74 % har konvertering fra leads til kunder som sin høyeste prioritet.
Hva brukes webskjemaer til?
Webskjemaer er en flott måte å fange opp informasjon om de som besøker nettsiden: navn, e-postadresse, preferanser, kommentarer og tilbakemeldinger.
De er også gode verktøy for de besøkende selv. Det blir enklere å komme i kontakt med bedriften, sende informasjon, bestille eller sende en forespørsel.
Webskjemaer er også et smart virkemiddel for å skape gode oppfølgingsaktiviteter som er mer målrettede og relevante for både prospects og kunder.
Utfordringen med webskjemaer tidligere
Det kan være utfordrende i seg selv å få folk til å fylle ut og sende inn et webskjema.
Når du så har samlet informasjonen må du behandle den. Det innebærer at du må legge dataene inn i et regneark før du analyserer og rydder opp. Først da kan du legge det inn i et CRM-system.
Den største utfordringen for bedriftene er prosesseringen av informasjonen innhentet fra webskjemaer. Det er en svært omfattende og omstendelig prosess.
De fleste samler manuelt inn en passelig mengde leads i regneark før de overfører dem til et CRM-system. Det er med andre ord ikke en veldig rask og effektiv prosess.
Ingen bedrifter ønsker å redusere antallet personer som fyller ut et webskjema, men alle bedrifter ønsker å redusere det manuelle arbeidet som kreves for å behandle dataene som kommer inn via skjemaene.
Svaret på dette er automatisering, og det er her CRM er på sitt beste.
Forbindelsen mellom webskjemaer og CRM
CRM-programvare kan gjøre webskjemaer til en mye mer positiv opplevelse for deg og bedriften din, på tre måter.
For det første trenger du ikke kunne HTML for å lage, designe og publisere skreddersydde webskjemaer fra et CRM-system.
For det andre vil et webskjema laget via et CRM-system automatisk importere dataene fra websiden direkte inn i databasen.
For det tredje: Hensikten med CRM er å skape sterke relasjoner til bedriftens prospects og kunder. Webskjemaer som er knyttet til et CRM-system gjør at du raskt får tak i detaljer om de som besøker bedriftens nettside, slik at du kan svare raskere og få en god relasjon til dine leads.
6 fordeler med webskjema
1. Spare penger på integrasjoner og redusere manuelt arbeid
En av de viktigste fordelene med webskjemaer er at de er sømløst integrert med CRM-systemet ditt.
Det betyr at du ikke trenger å bruke forskjellige apper eller ekstern programvare for å samle informasjon.
Når du unngår komplekse integrasjoner sparer bedriften mye penger, siden det fjerner behovet for å administrere flere applikasjoner. Du får også færre ting å bekymre deg for, siden risikoen knyttet til datasikkerhet blir lavere. I tillegg blir du mindre avhengig av eksterne leverandører.
På toppen av alt dette sender den sømløse integrasjonen alle dataene fra webskjemaene rett inn I CRM-løsningen. Der kan du håndtere og prosessere dataene som du ønsker, uten å bruke et tredjepart-verktøy.
2. Starte dialogen med besøkende på bedriftens nettside
De som besøker nettsiden til bedriften din representerer potensielle salgsmuligheter. Derfor bør du starte en samtale med dem før de forsvinner ut i det ukjente igjen.
Integrerte webskjemaer kan skreddersys slik at de passer til forskjellige typer situasjoner. De kan hjelpe deg å be om nye data i enhver tenkelig situasjon. De utvider også bedriftens aktiviteter innen «inbound marketing», uten ekstra kostnader.
Det er enkelt å lage skjemaer som leder til nedlasting av innhold, abonnementer, påmeldinger eller spørreundersøkelser. Alt sammen hjelper deg å etablere nye kontakter, bygge relasjoner og generelt være mer proaktiv i kommunikasjonen med de som besøker bedriftens nettside.
3. Automatisere forvaltningen av bedriftens leads
Integrerte webskjemaer er laget for å støtte markedsførere i deres arbeid. Derfor kan de hjelpe deg med å nå bredere og lengre ut, og derfor hente enda flere leads.
Webskjemaer kan brukes til mer enn å samle inn navn og e-postadresser. Du kan også sette opp CRM-systemet ditt til å trigge spesielle handlinger.
La oss for eksempel si at noen fyller ut et skjema på nettsiden for å laste ned et «white paper». Så snart nedlastningen er gjennomført kan du sende en målrettet og personlig e-post og tilby mer informasjon eller linker som er relevante for det personen har vist interesse for. Det er en enkel måte å få prospectene enda lenger ned i kjøpstrakten.
Kort oppsummert kan du bruke CRM-løsningen til å snu en passiv innsamling av data til en aktiv forvaltning av leads.
4. Sikre datakvaliteten
Mange markedsførere ser på CRM-databasen som gullet sitt. Informasjonen som finnes i basen skal ha verdi og helst skal den være feilfri.
La oss ta et eksempel.
Når folk fyller ut et webskjema kan du ikke være sikker på at e-postadressen de legger igjen har noen verdi. De kan ha skrevet den feil eller skrevet en falsk adresse. Det er mange som vil laste ned innhold, men som ikke vil oppgi sin reelle e-postadresse.
I slike tilfeller er dobbel påmelding eller dobbel «opt-in» spesielt nyttig. Så snart du mottar en ny e-postadresse fra et webskjema kan CRM-systemet automatisk sende ut en e-post for å verifisere personen e-postadresse. Om den er falsk oppdager du det raskt.
Det beste er egentlig at denne funksjonen reduserer manuelt arbeid. Du slipper å bruke tid på å luke ut de dårlige e-postadressene og fjerne duplikater for å sitte igjen med de gode. Systemet har allerede gjort det for deg, helt automatisk.
5. Sende relevant og mer målrettet kommunikasjon
Markedsførere ønsker alltid å sende riktig innhold til riktig person. Men da trenger du å vite hva personen ønsker å motta. Et webskjema er en fint verktøy for å finne ut akkurat det.
Du kan designe et webskjema med forskjellige valg for abonnementer. På den måten kan en person bestemme hva slags informasjon han eller hun vil motta fra deg, bare ved å huke av i noen bokser i skjemaet.
Da får markedsavdelingen din presis kunnskap om hvordan de skal rette seg inn mot forskjellige leads og kun sende relevant informasjon. Hvis de for eksempel er ute etter salgsrelatert informasjon og ikke er interessert kundeservice, unngår du å sende innhold som ikke er relevant.
Integrerte webskjemaer kan også brukes til selvbetjeningsløsninger for kunder og prospects. Du kan sende linker med mulighet for registeringer, på- eller avmeldinger, justeringer av registrerte opplysninger, samtykker til bruk av data og varslinger. For å nevne noe.
6. Innhente GDPR-relaterte samtykker
Til slutt kommer årets viktigste tema: EUs nye personvernlov, også kalt General Data Protection Regulation (GDPR). Den påvirker alle bedrifter som håndterer persondata om innbyggere i EU og EØS.
GDPR krever at du kan dokumentere at du har lov til å lagre data og sende e-postmarkedsføring til personer i din database.
Webskjemaer gjør det enklere å innhente og lagre samtykkene i bedriftens CRM-løsning. I skjemaene kan du enkelt spørre etter samtykke og de blir automatisk lagret i basen. Du trenger ikke lagre i eksterne systemer eller utføre manuell inntasting av data, som kan føre til feil.
Du kan med andre ord stole fullt og helt på at samtykkene er sikkert dokumentert og korrekte.
Webskjemaer og CRM – et par som passer sammen
Webskjemaer og CRM er virkelig en perfekt match. De både komplementerer hverandre og gjør hverandre bedre.
Dette “perfekte paret” kan også hjelpe deg med å forbedre de daglige markedsaktivitetene og håndteringen av kontaktinformasjon:
- Øke datakvaliteten
- Få leads med høyere kvalitet
- Enkelt innhente samtykker
- Redusere kostnader og øke sikkerheten
- Forbedre kommunikasjonen med besøkende på websiden
- Automatisere databehandlingen og redusere manuelt arbeid
Se hvordan du setter opp integrerte webskjemaer med SuperOffice CRM