Hvorfor «å være opptatt» har blitt normalen
De fleste B2B-team starter ikke året med mangel på ambisjoner. De starter med mangel på oversikt.
Salgsaktiviteten øker. Kampanjer går live. Kalenderne fylles raskt. På overflaten ser alt produktivt ut.
Men så kommer de velkjente spørsmålene:
- Hvilke avtaler beveger seg faktisk fremover?
- Hvor stopper pipeline-en opp?
- Hva er det sannsynlig å lande salget – og hvorfor?
- Kan vi stole på prognosene vi rapporterer?
Når svarene ikke er tydelige, kompenserer teamene med aktivitet. Flere oppfølginger. Flere møter. Flere manuelle sjekker. Det å være opptatt blir en erstatning for kontroll.
Det er her pipeline-stresset starter: ikke med panikk, men med konstant bevegelse og lav trygghet.
Den skjulte kostnaden ved å alltid være opptatt
Dette er ikke bare en følelse. Over hele Europa har «arbeid rundt arbeid» en målbar effekt på både produktivitet og trivsel.
Forskning fra Ricoh Europe viser at europeiske ansatte i snitt bruker 15 timer i uken på administrative oppgaver og lav-verdi-arbeid – tid som går med til å oppdatere systemer, lete etter informasjon og koordinere internt, i stedet for å drive reelt arbeid fremover.
I Storbritannia viser DocuSign Digital Maturity Report 2024 at ansatte bruker rundt 13 timer i uken på oppgaver med lav eller ingen verdi, til tross for økte investeringer i digitale verktøy.
Sett under ett antyder dette at omtrent en tredjedel av den gjennomsnittlige europeiske arbeidsuken brukes på administrative og lav-verdi-oppgaver – en type travelhet som føles produktiv, men som ikke faktisk driver virksomheten fremover.
Konsekvensene handler ikke bare om tid. Ifølge European Trade Union Institute koster arbeidsrelatert stress og depresjon EU over 100 milliarder euro årlig i tapt produktivitet og tilhørende kostnader. Mye av dette stresset skyldes høy arbeidsbelastning kombinert med lav grad av kontroll.
Med andre ord:
Det å være opptatt uten oversikt bremser ikke bare team. Det tapper dem gradvis for ytelse, trygghet og kvalitet i beslutningene.
Det forsterkende problemet: Moderne data, begrensede ressurser
Det som gjør denne utfordringen enda større i dag, er ikke bare mengden arbeid – men gapet i kompetanse og kapasitet.
Ifølge DocuSign Digital Maturity Report 2024 rapporterer 72 % av beslutningstakere i virksomheter om et teknologisk kompetansegap, opp fra 69 % året før. De største gapene er innen AI (63 %), dataanalyse (62 %) og sikkerhet (61 %).
Dette er viktig, fordi håndtering av moderne kundedata krever nettopp denne kompetansen.
Når team mangler tid, verktøy eller ekspertise til å holde data oppdatert og strukturert, tyr de til midlertidige løsninger:
- regneark i stedet for systemer
- personlige notater i stedet for delt kontekst
- manuelle kontroller i stedet for pålitelig synlighet
Resultatet er ikke bare ineffektivitet. Det er sårbarhet. Kunnskap blir personavhengig, beslutninger tar lengre tid, og team blir avhengige av enkeltpersoner fremfor prosesser.
Travelheten øker ikke fordi teamene feiler, men fordi de kompenserer for gap de ikke realistisk kan lukke alene.
Aktiviteten øker når synligheten mangler
Her er den ubehagelige sannheten:
De fleste team er ikke overveldet fordi det er for mye å gjøre, men fordi de ikke vet hva som er viktigst.
Når kundedata ligger spredt, når pipeline-steg brukes ulikt, og når oppdateringer er avhengige av enkeltpersoner i stedet for systemer, mister teamet sitt felles bilde av virkeligheten.
Da blir reaksjonen ofte:
- Salg jager oppdateringer i stedet for å drive avtaler fremover
- Marked prioriterer volum fremfor presisjon
- Ledere baserer seg på magefølelse fremfor fakta
Alle jobber hardt. Få føler at de har kontroll.
Kontroll kommer fra synlighet – ikke innsats
Å ha «kontroll» betyr ikke å senke tempoet eller legge til mer byråkrati. Det betyr å redusere usikkerhet.
Team som opplever kontroll deler ofte noen grunnleggende kjennetegn:
- Én samlet og pålitelig oversikt over kunder og salgspipeline
- Tydelig eierskap til neste steg
- Data som er oppdatert og lett tilgjengelig
- Gjennomganger som handler om beslutninger – ikke forklaringer
Når synligheten øker, endres adferden. Samtalene flytter seg fra «Gjør vi nok?» til «Hva bør vi gjøre nå?»
Det er i dette skiftet pipeline-stresset begynner å slippe taket – ikke fordi presset forsvinner, men fordi usikkerheten gjør det.
Opptatt vs. i kontroll: En praktisk forskjell
Opptatte team måler aktivitet.
Team i kontroll måler fremdrift.
Opptatte team reagerer på det som roper høyest.
Team i kontroll prioriterer det som betyr mest.
Opptatte team føler seg produktive, men usikre.
Team i kontroll føler seg rolige – selv når tempoet er høyt.
I dagens europeiske B2B-marked, der effektivitet, etterlevelse og forutsigbarhet er viktigere enn noen gang, forsterkes denne forskjellen raskt.
Neste steg: Finn hvor oversikten bryter sammen
Hvis teamet ditt alltid er opptatt, men fortsatt usikker på hva som faktisk skjer i pipeline-en, er du ikke alene. Mange virksomheter opplever dette, særlig når systemer, data og prosesser ikke har vokst i takt med selskapet.
Den gode nyheten er at kontroll ikke starter med å gjøre mer. Den starter med å se tydelig hvor synligheten mangler.
Vil du ta tilbake kontrollen – uten å legge på mer arbeid?
Start med pipeline helsesjekk, og identifiser hvor usikkerhet koster deg tid, trygghet og resultater.
Eller, hvis du er nysgjerrig på hvordan andre team reduserer usikkerhet og får bedre oversikt over pipeline-en, tar vi gjerne en prat.
Book en kort, uforpliktende samtale og utforsk hvordan du kan gå fra reaktiv til i kontroll – uten å endre alt over natten.
Referanser
Ricoh Europe. (u.å.). The state of workplace productivity in Europe. Ricoh Europe.
https://www.ricoh-europe.com
DocuSign. (2024). Digital maturity report 2024. DocuSign.
https://www.docusign.com/en-gb/lp/digitalmaturityreport
European Trade Union Institute. (u.å.). Work-related stress and depression in the European Union. European Trade Union Institute.
https://www.etui.org